Was ist Projektmanagement? Die Grundlagen für angehende Unternehmer

Stellen Sie sich vor, Sie wollen ein Haus bauen - Sie haben eine Vision, Werkzeuge, finanzielle Mittel und ein Team von Mitarbeitern. Aber das ist nicht genug, um ein neues Haus zu bauen. Ohne Plan und Koordination: Chaos, Verzögerungen, zusätzliche Kosten... Und genau so funktioniert es auch im Geschäftsleben. Erleichtern Sie sich die Planung und das Erreichen Ihrer Ziele mit Projektmanagement. Wir zeigen Ihnen, wie.

Warum Projektmanagement?

Projektmanagement ist nicht nur etwas für große Unternehmen. Es hilft Ihnen, Ideen strukturiert in die Tat umzusetzen und spart Ihnen Zeit und Geld - egal, ob Sie ein neues Unternehmen gründen, Ihr Angebot erweitern oder eine neue Website einrichten.

Ein Projekt ist eine zeitlich begrenzte Aktivität mit einem bestimmten Ziel (z. B. ein neuer E-Shop, die Organisation einer Konferenz oder die Entwicklung eines neuen Produkts).

Beim Projektmanagement geht es dann darum, Projekte so zu planen, zu organisieren und zu kontrollieren, dass Sie Ihr Ziel erreichen:

• Pünktlich;
• innerhalb des Budgets;
• innerhalb der geforderten Qualität.

Diese drei Aspekte - Zeit, Kosten und Qualität - sind miteinander verknüpft und bilden zusammen die so genannte "Triple Bottom Line" des Projekts. Die Verbesserung eines Aspekts führt in der Regel zu einer Verschlechterung bei den anderen. Der Versuch, ein Projekt schneller abzuschließen, kann beispielsweise die Kosten erhöhen oder die Qualität verringern. Beim Projektmanagement versuchen Sie daher, ein Gleichgewicht zwischen diesen Faktoren herzustellen und sie zu koordinieren, um das bestmögliche Ergebnis im Rahmen der Vernunft zu erzielen.

Die Grundsätze des Projektmanagements werden Ihnen in Ihrem Unternehmen helfen:

• Behalten Sie den Überblick. Anstelle von Chaos und Stress haben Sie Klarheit darüber, was wann zu tun ist und wer dafür zuständig ist.
• Verbessern Sie die Qualität. Ein systematischer Ansatz führt zu einer besseren Kontrolle und verringert die Fehlerquote. Außerdem ermöglicht eine gute Projektorganisation dem Team, sich voll und ganz auf die Erledigung der Aufgabe zu konzentrieren, anstatt sich mit Unklarheiten herumzuschlagen.
• Stress und Risiken werden reduziert. Ein realistischer Plan verringert das Risiko von Verzögerungen, Budgetüberschreitungen und verschwendeten Ressourcen. Sie sind besser in der Lage, mit unerwarteten Ereignissen umzugehen und helfen Ihnen in Krisensituationen.
• Verbessern Sie die Teamarbeit. Festgelegte Ziele, sinnvolle Aufgaben und regelmäßiges Feedback tragen zur Zufriedenheit des Teams und zu einer produktiveren Kommunikation bei.

Schritt-für-Schritt-Projektmanagement

Ein Projekt kann mit einer Reise verglichen werden - Sie haben eine Vorstellung davon, wohin Sie wollen, aber Sie wissen nicht, wohin. Projektmanagement hilft Ihnen, den Weg zu Ihrem Ziel zu planen und in überschaubare Schritte zu unterteilen. Befolgen Sie diese Schritte:

1/ Definieren Sie das Projekt und das Ziel

Ein erfolgreiches Projekt beginnt mit der Definition des Ziels oder dessen, was Sie erreichen wollen. Beantworten Sie daher in der Phase der Projektdefinition die folgenden Fragen:

• Was wollen Sie erreichen? Das Ergebnis sollte spezifisch und zeitlich befristet sein.
• Warum wollen Sie das Projekt durchführen? Überlegen Sie, was das Projekt leisten soll und ob es zu Ihrer Vision und Ihrem Ziel passt.
• Was ist der Umfang des Projekts? Bestimmen Sie, was in das Projekt gehört und was nicht mehr dazugehört. Weniger ist manchmal mehr.
• Was ist am wichtigsten? Nicht jeder Teil des Projekts hat die gleiche Priorität. Legen Sie fest, was für die Fertigstellung unerlässlich ist und was Sie eventuell verschieben können.
• Wie hoch ist Ihr Budget? Notieren Sie sich den finanziellen Rahmen, den Sie nicht überschreiten wollen oder können. Im nächsten Schritt können Sie dann die Details des Budgets planen.
• Wer wird an dem Projekt beteiligt sein? Auch wenn Sie allein arbeiten, sollten Sie sich überlegen, welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten Sie übernehmen werden und wofür Sie die Hilfe anderer in Anspruch nehmen wollen.

Schreiben Sie alle Informationen übersichtlich in einem Dokument oder einer Mind Map auf. Dies wird Ihr Kompass sein, auf den Sie während des gesamten Projekts zurückgreifen können.

2/ Planung (Projektzeitplan)

Wenn Sie wissen, wo Sie hinwollen, gehen Sie zur Planung über. Ihr Plan sollte so detailliert sein, dass jeder weiß, was zu tun ist und wie es zu tun ist, aber auch so flexibel, dass Sie auf unerwartete Situationen reagieren können.

Beginnen Sie damit, das Projekt in kleinere Teile - Phasen - aufzuteilen. Die Einführung eines neuen Produkts könnte beispielsweise folgende Schritte umfassen: Marktforschung, Produktdesign, Prototyping, Testen, Anpassung, Endproduktion.

Brechen Sie die Hauptteile weiter in einzelne Aufgaben auf. Sortieren Sie dann alle Aufgaben und erstellen Sie eine Zeitleiste (Zeitplan). Er beantwortet die Fragen, was zuerst erledigt werden muss, welche Aufgaben gleichzeitig ausgeführt werden können und wie sie aufeinander aufbauen.

Weisen Sie dann jeder Aufgabe eine verantwortliche Person zu und schätzen Sie, wie viel Zeit diese für die Erledigung der Aufgabe benötigen wird. Seien Sie realistisch und planen Sie einen gewissen Spielraum ein.

Vergessen Sie dabei nicht, auch die Ressourcen zu planen. Wie viel Geld, Material oder Ausrüstung brauchen Sie? Haben Sie alles zur Verfügung oder müssen Sie es besorgen?

Prüfen Sie dann, ob der ursprüngliche Termin und das Budget realistisch sind, und passen Sie den Plan gegebenenfalls an. Legen Sie schließlich Meilensteine fest - wichtige Punkte im Projekt, an denen Sie den Gesamtfortschritt und den Abschluss der Aufgaben überprüfen (z. B. wenn Sie einen Prototyp fertig stellen oder mit den Tests beginnen).

3/ Projektdurchführung

Jetzt ist es an der Zeit, aktiv zu werden! In der Umsetzungsphase beginnen Sie mit der Arbeit am Projekt und überwachen die Erfüllung von Aufgaben und Meilensteinen sowie die Einhaltung von Budget und Zeitplan.

Die Umsetzung ist oft eine Teamleistung - damit sie reibungslos abläuft, sind gegenseitige Unterstützung und Kommunikation nicht zu unterschätzen.

• Abstimmen. Treffen Sie sich zu Beginn mit dem Team, gehen Sie den Projektplan durch und stellen Sie sicher, dass jeder weiß, was er zu tun hat. Kommunizieren Sie weiterhin regelmäßig. Planen Sie kurze Treffen ein, um darüber zu sprechen, wie das Projekt läuft, ob sich etwas geändert hat, was Sie als Nächstes vorhaben oder welche Probleme von wem gelöst werden.
• Behalten Sie den Fortschritt im Auge. Verwenden Sie Tabellenkalkulationen oder Online-Tools, um abgeschlossene Aufgaben abzuhaken und zu sehen, ob alles nach Plan läuft. Konzentrieren Sie sich auf die fertiggestellten Ergebnisse. Passen Sie den Zeitplan erforderlichenfalls an.
• Seien Sie darauf vorbereitet, mit Hindernissen umzugehen. Geraten Sie nicht in Panik, wenn Sie auf ein Problem stoßen. Analysieren Sie die Situation und beraten Sie sich mit dem Team. Scheuen Sie sich nicht, zu improvisieren und nach kreativen Lösungen zu suchen.
• Bleiben Sie motiviert. Feiern Sie kleine Erfolge, danken Sie anderen für gute Arbeit. Eine positive Atmosphäre hilft, schwierige Momente zu überwinden.
• Dokumentieren Sie. Schreiben Sie wichtige Entscheidungen, Erkenntnisse und Veränderungen auf - sie werden Ihnen bei der Evaluierung nützlich sein.

4/ Projektauswertung

Ihre Arbeit ist nicht zu Ende, wenn Sie Ihr Ziel erreicht haben. Nehmen Sie sich Zeit für die Analyse und Bewertung von Erfolgen und Misserfolgen, um daraus Lehren für künftige Projekte zu ziehen.

Beantworten Sie Fragen wie: Hat das Ergebnis die Erwartungen erfüllt? Was sagen die Kunden dazu? Wurde das Projekt fristgerecht abgeschlossen? Was hat länger gedauert als erwartet und warum? Was haben Sie gelernt? Welche Lehren werden Sie für zukünftige Projekte ziehen?

Werkzeuge und Techniken für das Projektmanagement

Erfolgreiches Projektmanagement ist nicht nur eine Frage eines guten Plans und der Kommunikation. Die richtigen Techniken und Werkzeuge können Ihnen die Arbeit sehr erleichtern. Projektmanager verwenden am häufigsten:

Es gibt zahlreiche Anwendungen, mit denen Sie mit Methoden wie Kanban, WBS oder Gantt-Diagramm in einer benutzerfreundlichen Oberfläche arbeiten können, so dass Sie sich nicht stundenlang mit einer technischen Lösung beschäftigen müssen. Außerdem können Sie damit klar mit Ihrem Team kommunizieren und andere praktische Projektmanagementfunktionen nutzen.

Auf dem Markt finden Sie sowohl tschechische Tools (Caflou, Freelo...) als auch ausländische (Asana, Jira, Trello...). In der Regel bieten sie eine Basisversion oder eine kostenlose Demo an, damit Sie sie ausprobieren können.

Delegieren Sie die Verwaltung und konzentrieren Sie sich auf die Projekte

Mit dem Projektmanagement kennen Sie sich bereits aus - also legen Sie los! Aber was ist mit all den administrativen Aufgaben rund um Ihr Unternehmen? Verzetteln Sie sich nicht mit Formalitäten und behalten Sie einen klaren Kopf für Ihre Projekte und die Geschäftsentwicklung.

Wenn Sie gerade erst anfangen, können wir Ihnen bei der Gründung Ihres Unternehmens oder Ihrer Firma helfen. Wenn Sie schon länger im Geschäft sind und sich mit Buchhaltung oder Steuern herumschlagen müssen, übernehmen unsere Spezialisten gerne den Papierkram für Sie. Schreiben Sie uns über das unten stehende Formular und lassen Sie uns loslegen.

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