Datenschutzpolitik von Jake&James Accounting

Diese Datenschutzerklärung (nachfolgend die „Datenschutzerklärung“) informiert Sie über die Art und Weise, wie die Firma Jake&James Accounting s.r.o. mit Sitz in Dlouhá 730/35, Staré Město, 110 00 Prag, Firmenregisternummer 022 21 977 (nachfolgend „Jake&James“ oder die „Firma“) Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrem Arbeitsverhältnis oder einer anderen Beziehung zur Firma erhebt, speichert und weiterverarbeitet.

1. ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN

Diese Richtlinie über die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß der Verordnung (EU) Nr. 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 (im Folgenden „DSGVO“) soll Sie darüber informieren, welche personenbezogenen Daten natürlicher Personen das Unternehmen als für die Verarbeitung Verantwortlicher bei der Erbringung seiner Dienstleistungen/Waren verarbeitet und zu welchen Zwecken und wie lange das Unternehmen diese Daten gemäß den einschlägigen Rechtsvorschriften verarbeitet, an wen und aus welchen Gründen es diese Daten weitergeben kann, sowie über die Rechte natürlicher Personen in Bezug auf die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und wie sie diese Rechte ausüben können.

Diese Richtlinie bezieht sich auf die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Kunden, d. h. von Ihnen, wenn Sie eine natürliche Person sind, und/oder von Ihren Mitarbeitern oder Organmitgliedern, wenn Sie eine juristische Person sind, oder von Besuchern der Website des Unternehmens, jeweils in dem Umfang personenbezogener Daten, der Ihrer Stellung gegenüber dem Unternehmen entspricht. Alle von uns erbrachten Dienstleistungen sind für Sie als unseren Kunden bestimmt, der im Rahmen seiner gewerblichen oder sonstigen unternehmerischen Tätigkeit und/oder in Ausübung seines Berufes im Auftrag seines Arbeitgebers, der unser Kunde ist, handelt (im Folgenden der „Kunde“ oder „Sie/Ihr“).

Diese Richtlinie gilt ab dem 1. Mai 2019 und wird in Übereinstimmung mit der DSGVO herausgegeben, um die Informationspflicht des Unternehmens als für die Verarbeitung Verantwortlicher gemäß Art. 13 DSGVO nachzukommen.

2. DATENKONTROLLEUR

Das Unternehmen ist der für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Verantwortliche; die aktuellen Kontaktdaten finden Sie unter Kontakte.

3. DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER

Das Unternehmen ist nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. In der Gesellschaft wurde kein Datenschutzbeauftragter ernannt.

Jake&James als Inhaber der Datenverarbeitung kann direkt unter folgender Adresse kontaktiert werden:

Jake&James Accounting s.r.o.
Revoluční 763/15
110 00 Praha
Tel.: +420 226 224 724
E-Mail: info@jake-james.cz

4. KATEGORIEN DER VON JAKE&JAMES VERARBEITETEN PERSONENBEZOGENEN DATEN

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine natürliche Person, d. h. Sie, beziehen und die es dem Unternehmen ermöglichen, Sie zu identifizieren. Im Zusammenhang mit der Erbringung von Dienstleistungen kann das Unternehmen die folgenden Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeiten.

4.1 GRUNDLEGENDE PERSÖNLICHE IDENTIFIKATIONSDATEN

Zu dieser Kategorie gehören solche Daten, die für den Abschluss und die Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich sind, nämlich die folgenden personenbezogenen Daten:

• Hochschulabschluss
• Vor- und Nachname
• Geburtsnummer
• Geburtsname
• Personenbezogene Daten in Bezug auf die Ausweisdokumente des Kunden (Reisepass, Personalausweis, Führerschein usw.) – dazu gehört die Verarbeitung der Nummer eines solchen Ausweises, der Behörde, die das Dokument ausgestellt hat, und der Gültigkeit des Dokuments
• Ihre berufliche Position (wenn Sie unsere Dienstleistungen/Waren als Vertreter eines Unternehmens bestellen)
• Ihre Position als Organ des Unternehmens, das unser Kunde ist
• Unternehmensregistrierungsnummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Zahlungsdaten
• Unterschrift

4.2 KONTAKTDATEN

Zu dieser Kategorie gehören die folgenden personenbezogenen Daten:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Anschrift

4.3 ZAHLUNGSDATEN IM ZUSAMMENHANG MIT DER ERBRACHTEN DIENSTLEISTUNG

Zu dieser Kategorie gehören die folgenden personenbezogenen Daten:

• Daten zur Bankkontonummer
• Daten über geleistete Zahlungen
• Steuerunterlagen

4.4 VERARBEITETE PERSONENBEZOGENE DATEN IM ZUSAMMENHANG MIT DER NIEDERLASSUNG
DER SO GENANNTEN READYMADE-UNTERNEHMEN

Zu dieser Kategorie gehören solche Daten, die für den Abschluss und die Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen erforderlich sind und die gemäß dem Gesetz Nr. 253/2008 Slg. über ausgewählte Maßnahmen gegen die Legitimierung von Erträgen aus Straftaten und der Terrorismusfinanzierung (im Folgenden „AML-Gesetz“) erforderlich sind, nämlich die folgenden personenbezogenen Daten:

• Vor- und Nachname
• Geburtsdatum
• Geburtsnummer
• Geburtsname
• Personenbezogene Daten in Bezug auf die Ausweisdokumente des Kunden (Reisepass, Personalausweis, Führerschein usw.) – dazu gehört die Verarbeitung der Nummer eines solchen Ausweises, der Behörde, die das Dokument ausgestellt hat, und der Gültigkeit des Dokuments
• Ihre Position als Organ des Unternehmens, das unser Kunde ist

4.5. AUFZEICHNUNGEN VON E-MAILS UND SCHRIFTLICHER KOMMUNIKATION

Zu dieser Kategorie gehören insbesondere personenbezogene Daten, die in E-Mails und schriftlichen Mitteilungen an den Kunden enthalten sind.

5. ZWECK, ZEITRAUM UND RECHTSGRUNDLAGE FÜR DIE
VERARBEITUNG VON PERSONENBEZOGENEN DATEN

5.1. VERARBEITUNG AUFGRUND DER VERTRAGSERFÜLLUNG, DER ERFÜLLUNG GESETZLICHER PFLICHTEN UND AUFGRUND BERECHTIGTER INTERESSEN DES UNTERNEHMENS

5.1.1. VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN IM RAHMEN DER ERFÜLLUNG EINER VERTRAGLICHEN VERPFLICHTUNG

Damit das Unternehmen seine Dienstleistungen für Sie erbringen kann, benötigt es Ihre personenbezogenen Daten, die es anschließend verarbeiten muss. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten hauptsächlich zum Zweck des Abschlusses und der Erfüllung eines Vertrags über die Erbringung von Dienstleistungen, der zwischen dem Kunden und dem Unternehmen geschlossen wird, wobei der Rechtstitel für die Verarbeitung die Erfüllung des Vertrags ist. Zu diesen Zwecken werden personenbezogene Daten im Rahmen der grundlegenden persönlichen Identifikationsdaten, wie in Art. 4.1. der vorliegenden Richtlinie.

Die auf diese Weise verarbeiteten personenbezogenen Daten erhalten wir von Ihnen direkt bei Abschluss eines Vertrages über die Erbringung von Dienstleistungen sowie vor Abschluss eines solchen Vertrages bei Verhandlungen über dessen Inhalt.

Diese personenbezogenen Daten werden von der Gesellschaft nur für die Dauer des Vertragsverhältnisses zwischen dem Kunden und der Gesellschaft und anschließend für die allgemeine Verjährungsfrist nach Beendigung des Vertragsverhältnisses zwischen Ihnen und der Gesellschaft verarbeitet.

5.1.2. VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN ZUR ERFÜLLUNG EINER RECHTLICHEN VERPFLICHTUNG

Bei der Erbringung ihrer Dienstleistungen ist die Gesellschaft verpflichtet, die sich aus folgenden Rechtsvorschriften ergebenden Verpflichtungen zu erfüllen: Gesetz Nr. 563/1991 Slg. über die Buchhaltung (im Folgenden „AoA“), Gesetz Nr. 586/1992 Slg. über die Einkommensteuer (im Folgenden „AIT“), Gesetz Nr. 235/2004 Slg. über die Mehrwertsteuer (im Folgenden „AVAT“) und das AML-Gesetz.

Bestimmte personenbezogene Daten können in Steuerdokumenten (d. h. Rechnungen oder anderen Dokumenten) oder in Dokumenten im Zusammenhang mit der Gründung eines Unternehmens aufgeführt sein. Auf Grundlage der folgenden Gesetze ist das Unternehmen verpflichtet,diese Dokumente bis zu zehn Jahre aufzubewahren: AML-Gesetz, AoA, AIT oder das AVAT. Wenn das Unternehmen also gesetzlich verpflichtet ist, solche Dokumente zu archivieren, enthalten sie Ihre persönlichen Daten, die in dem jeweiligen Dokument aufgeführt sind.

5.1.3. VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN AUF DER GRUNDLAGE EINES BERECHTIGTEN INTERESSES

Wenn Sie mit der Zahlung in Verzug sind, Ihrer Verpflichtung nicht nachkommen oder wir die Zahlung von Ihnen überhaupt nicht erhalten oder wenn wir einen anderen Schaden oder eine Verletzung Ihrerseits erlitten haben, können wir die personenbezogenen Daten auch auf der Grundlage eines berechtigten Interesses an der Beitreibung unserer Forderungen und/oder der Bestimmung, dem Schutz und der Durchsetzung der Rechtsansprüche des Unternehmens verarbeiten. Zu diesem Zweck können wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer der Verjährungsfrist gemäß dem Gesetz Nr. 89/2012 Slg. des Bürgerlichen Gesetzbuches aufbewahren.

5.1.4. VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN AUF DER GRUNDLAGE IHRER EINWILLIGUNG

Grundsätzlich verarbeitet das Unternehmen Ihre personenbezogenen Daten, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist, wenn die Verarbeitung der Daten für die Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist oder wenn sie auf der Grundlage eines berechtigten Interesses des Unternehmens erfolgt. Nur ausnahmsweise verarbeiten wir personenbezogene Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung, in Übereinstimmung mit dem Zweck und für den Zeitraum, der in dieser Einwilligung angegeben ist.

6. DRITTE, AN DIE WIR PERSONENBEZOGENE DATEN ÜBERMITTELN

Das Unternehmen bedient sich bei der Erfüllung seiner Verpflichtungen und Aufgaben aus Verträgen professioneller und spezialisierter Dienstleistungen anderer Unternehmen. Wenn diese Dienstleister vom Unternehmen übermittelte personenbezogene Daten verarbeiten, haben sie den Status von Datenverarbeitern und verarbeiten personenbezogene Daten nur nach den Anweisungen des Unternehmens und dürfen sie nicht anderweitig verwenden.

Zu diesen Parteien gehören insbesondere:

• Externe Juristen, wenn dies zur Beitreibung von Forderungen oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist
• Externe Anbieter von Buchhaltungs- und Steuerdienstleistungen
• Externee Anbieter von IT-Systemen, Computernetzwerken und Hardware-Management-Dienstleistungen
• Cookies, die wir verarbeiten, wenn Sie unsere Website besuchen. Weitere Informationen darüber, welche „Cookies“ wir verarbeiten und wie, finden Sie im Abschnitt Cookies auf unserer Website

Wir haben mit den im vorigen Absatz aufgeführten Verarbeitern personenbezogener Daten Vereinbarungen über die Verarbeitung personenbezogener Daten geschlossen, die mindestens das gleiche Schutzniveau für Ihre personenbezogenen Daten gewährleisten wie diese Datenschutzrichtlinie.

Im Rahmen der Erfüllung seiner gesetzlichen Verpflichtungen übermittelt das Unternehmen Ihre personenbezogenen Daten an die in den geltenden Rechtsvorschriften vorgesehenen Verwaltungsbehörden und Stellen.

7. SICHERHEIT PERSONENBEZOGENER DATEN

Das Unternehmen hat die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, internen Kontrollen und Verfahren zur Informationssicherheit im Einklang mit der bestmöglichen Fürsorge für die Nutzer und unter Beachtung ihrer Rechte entsprechend dem potenziellen Risiko für die betroffenen Personen eingerichtet und unterhält diese. Dabei wird auch der Stand der technologischen Entwicklung berücksichtigt, um personenbezogene Daten vor zufälligem Verlust, Zerstörung, Veränderung, unbefugter Weitergabe oder unbefugtem Zugriff zu schützen. Diese Maßnahmen können unter anderem geeignete Schritte umfassen, um die Rechenschaftspflicht der Mitarbeiter, die Zugang zu sensiblen Daten und Dokumenten haben, zu gewährleisten, sowie Mitarbeiterschulungen, regelmäßige Backups, Verfahren zur Datenwiederherstellung und zum Management von Zwischenfällen, Softwareschutz für Geräte, auf denen personenbezogene Daten gespeichert sind, und vieles mehr.

Die Mitarbeiter des Unternehmens sind zur Verschwiegenheit über alle Sie betreffenden Tatsachen verpflichtet, auch nach Beendigung ihres Arbeitsverhältnisses. Eine unterzeichnete Vertraulichkeitserklärung ist im Arbeitsvertrag jedes Mitarbeiters des Unternehmens enthalten.

8. IHRE RECHTE IN BEZUG AUF PERSONENBEZOGENE DATEN

Wenn Sie eines Ihrer Rechte gemäß diesem Art. 8 oder nach geltendem Recht ausüben, werden wir jeden Empfänger, dem wir Ihre personenbezogenen Daten gemäß Art. 6 dieser Richtlinie mitgeteilt haben, über die getroffene Maßnahme oder die Löschung dieser Daten oder die Einschränkung ihrer Verarbeitung in Übereinstimmung mit Ihrem Wunsch informieren, sofern die Bereitstellung dieser Informationen möglich ist und/oder keinen unverhältnismäßigen Aufwand erfordert.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder einschlägige Informationen erhalten möchten, können Sie sich per E-Mail an info@jake-james.cz oder schriftlich an die Adresse des eingetragenen Sitzes des Unternehmens wenden.

Wenn Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen, können wir von Ihnen verlangen, dass Sie uns bestimmte Informationen zu Ihrer Identifikation zur Verfügung stellen, die Sie uns mitgeteilt haben. Die Angabe dieser Informationen ist erforderlich, um zu überprüfen, ob die betreffende Anfrage tatsächlich von Ihnen gestellt wurde. Wir werden Ihnen innerhalb eines Monats nach Eingang Ihrer Anfrage antworten, behalten uns jedoch das Recht vor, diese Frist um zwei Monate zu verlängern.

8.1. DAS RECHT AUF ZUGANG ZU PERSONENBEZOGENEN DATEN

Gemäß Art. 15 der DSGVO haben Sie das Recht auf Zugang zu Ihren persönlichen Daten. Das heißt, Sie haben das Recht von der Gesellschaft Folgendes zu erhalten:

• Die Bestätigung, ob er Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet
• Informationen über die Zwecke der Verarbeitung, die betroffenen Kategorien personenbezogener Daten, die Empfänger, denen die personenbezogenen Daten zur Verfügung gestellt werden, die geplante Verarbeitungsdauer, das Bestehen des Rechts, von dem Unternehmen die Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, die Verarbeitung einzuschränken oder der Verarbeitung zu widersprechen, das Recht, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzureichen, alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der personenbezogenen Daten, sofern sie nicht von der betroffenen Person stammen, die Verwendung automatisierter Entscheidungsfindungsprozesse, einschließlich Profiling, und angemessene Garantien für Datenübertragungen außerhalb der EU, eine Kopie der personenbezogenen Daten zu erhalten, sofern dies nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt. Im Falle einer wiederholten Anfrage ist das Unternehmen berechtigt, eine angemessene Gebühr für eine Kopie der personenbezogenen Daten zu verlangen.

8.2. DAS RECHT, UNRICHTIGE DATEN BERICHTIGEN ZU LASSEN

Gemäß Art. 16 DSGVO haben Sie das Recht, unrichtige Daten, die das Unternehmen über Sie verarbeitet, berichtigen zu lassen. Der Nutzer ist außerdem verpflichtet, jede Änderung seiner personenbezogenen Daten mitzuteilen und zu beweisen, dass eine solche Änderung stattgefunden hat. Er ist außerdem verpflichtet, mit dem Unternehmen zusammenzuarbeiten, wenn sich herausstellt, dass die personenbezogenen Daten, die es über ihn verarbeitet, unrichtig sind. Wir werden die Berichtigung unverzüglich, jedoch unter Berücksichtigung der technischen Möglichkeiten, vornehmen.

8.3. DAS RECHT AUF LÖSCHUNG DER PERSONENBEZOGENEN DATEN

Gemäß Art. 17 DSGVO haben Sie das Recht, Ihre personenbezogenen Daten löschen zu lassen, es sei denn, das Unternehmen kann berechtigte Gründe für die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten vorweisen. Das Unternehmen verfügt über Mechanismen, die eine automatische Anonymisierung oder Löschung personenbezogener Daten gewährleisten, wenn diese für den Zweck, für den sie verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind.

8.4. DAS RECHT AUF EINSCHRÄNKUNG DER VERARBEITUNG

Gemäß Art. 18 DSGVO hat die betroffene Person das Recht, die Verarbeitung einzuschränken, bis ihre Beschwerde geklärt ist, wenn sie die Richtigkeit der personenbezogenen Daten oder die Gründe für ihre Verarbeitung bestreitet oder wenn sie Widerspruch gegen ihre Verarbeitung einlegt.

8.5. DAS RECHT AUF DATENÜBERTRAGBARKEIT

Gemäß Art. 20 DSGVO haben Sie das Recht auf Übertragbarkeit der Sie betreffenden Daten, die Sie uns als dem für die Verarbeitung Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format. Sie haben auch das Recht, von uns zu verlangen, dass wir diese Daten an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen übermitteln.

Wenn die Ausübung dieses Rechts die Rechte und Freiheiten Dritter beeinträchtigen könnte, können wir Ihrer Bitte nicht nachkommen.

8.6. DAS RECHT AUF WIDERSPRUCH GEGEN DIE DATENVERARBEITUNG

Gemäß Art. 21 GDPR haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch das Unternehmen zu widersprechen.

Sofern das Unternehmen nicht einen schwerwiegenden berechtigten Grund für die Verarbeitung vorbringt, der die Interessen oder Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegt, stellt das Unternehmen die Verarbeitung auf der Grundlage eines solchen Widerspruchs unverzüglich ein.

8.7. DAS RECHT AUF WIDERRUF DER ZUSTIMMUNG ZUR VERARBEITUNG

Sie können Ihre Zustimmung zur Verarbeitung personenbezogener Daten, die Sie dem Unternehmen erteilt haben, jederzeit widerrufen. Der Widerruf muss durch eine ausdrückliche, verständliche und spezifische Willensbekundung erfolgen, die entweder schriftlich an die Anschrift des Sitzes des Unternehmens oder an die E-Mail-Adresse info@jake-james.cz zu richten ist.

8.8. DAS RECHT, SICH AN DAS AMT FÜR DEN SCHUTZ PERSONENBEZOGENER DATEN ZU WENDEN

Sie haben das Recht, eine Beschwerde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns beim Amt für den Schutz personenbezogener Daten einzureichen, Pplk. Sochora 27, 170 00 Prag 7 Website der Behörde: www.uoou.cz.




9. AKTUALISIERUNGEN DER DATENSCHUTZPOLITIK

Wir möchten Sie darüber informieren, dass wir diese Datenschutzrichtlinie ändern oder aktualisieren können. Jegliche Änderungen an dieser Richtlinie werden mit ihrer Veröffentlichung auf der Website des Unternehmens wirksam.