Vorschriften über Dienstreisen und Reisekostenvergütung

Wissen Sie, worauf Ihr Mitarbeiter Anspruch hat, wenn Sie ihn auf eine Geschäftsreise schicken, und was Sie nicht vergessen dürfen? Finden Sie heraus, unter welchen Bedingungen ein Arbeitnehmer auf eine Geschäftsreise gehen kann und welche Kosten damit verbunden sind.

Was ist eine Geschäftsreise?

Eine Geschäftsreise ist nichts anderes als die gesetzliche Bezeichnung für den umgangssprachlichen Begriff Geschäftsreise. Das Arbeitsgesetzbuch definiert sie als eine vorübergehende Entsendung eines Arbeitnehmers zur Verrichtung von Arbeiten außerhalb des vereinbarten Arbeitsortes. Es ist nicht festgelegt, wie lange sie dauern soll - im Gegenteil, es heißt, dass Sie einen Arbeitnehmer nur im gegenseitigen Einvernehmen auf eine solche Reise schicken können.

Was muss ich vor einer Geschäftsreise tun?

Wer kann nicht auf eine Geschäftsreise geschickt werden?

Verweigern Ihre Mitarbeiter die Erlaubnis zur Durchführung von Dienstreisen, können Sie ihnen auch kündigen, weil sie die Anforderungen an die Ausführung der vereinbarten Arbeit nicht erfüllen. Die Verweigerung einer Dienstreise kann nur ohne Strafe erfolgen:

1/ Arbeitnehmer, die im Arbeitsgesetzbuch aufgeführt sind und nur dann auf eine Geschäftsreise geschickt werden können, wenn sie ihre Zustimmung für eine bestimmte Reise gegeben haben. Dazu gehören:

• Schwangere Frauen und Arbeitnehmer, die Kinder unter 8 Jahren betreuen;
• Alleinstehende, die ein Kind unter 15 Jahren betreuen;
• Pflegepersonen, die nachweislich eine Person betreuen, die über einen längeren Zeitraum auf die Hilfe anderer angewiesen ist.

2/ Arbeitnehmer, die keine vorherige Genehmigung für Arbeitsreisen erteilt haben.

Dauer der Arbeitsreise

Wenn Sie einen Arbeitnehmer auf eine zweitägige Dienstreise schicken, zahlen Sie ihm weder 48 Arbeitsstunden noch Überstunden. Er hätte nur dann Anspruch auf Überstundenvergütung, wenn er auf der Geschäftsreise tatsächlich mehr als die vorgesehenen Stunden gearbeitet hätte.

Aber auch wenn er beispielsweise zwei Stunden der gesamten Reise für eine Besprechung mit einem Kunden aufwendet, hat er Anspruch auf eine Vergütung, als hätte er einen ganzen Tag gearbeitet.

Die Zeit, die ein Arbeitnehmer auf einer Geschäftsreise verbringt, die nicht in eine geplante Schicht fällt (z. B. Abendreise, Hotelübernachtung), wird ihm nicht vergütet. Er hat lediglich Anspruch auf Erstattung der Reisekosten für diese Zeit.

Inländische Geschäftsreisen

Ein Arbeitnehmer, der eine Dienstreise antritt, hat Anspruch auf Erstattung der Reisekosten für:

• Beförderung;
• Verpflegung;
• Unterbringung;
• sonstige Kosten, falls zutreffend.

Sie können das Geld vorstrecken, eine Firmenkreditkarte zur Verfügung stellen oder dem Mitarbeiter die Kosten nach Beendigung der Dienstreise erstatten.

Während die Mindestgrenze für Verpflegungszuschüsse und die Höhe der Erstattung für die Nutzung des eigenen Fahrzeugs durch einen Erlass des Ministeriums für Arbeit und Soziales geregelt ist und sich die Beträge jährlich ändern, werden andere Erstattungen nach den tatsächlichen Ausgaben auf der Grundlage von Belegen gezahlt. Der Erlass Nr. 398/2023 vom 18. Dezember 2023 gilt für die Gewährung von Reisekostenerstattungen im Jahr 2024.

Verpflegungspauschale

Die Höhe der Verpflegungspauschale richtet sich nach der Länge der Arbeitsreise und der Anzahl der Mahlzeiten.

Während die Arbeitgeber im staatlichen und beitragsfinanzierten Sektor die Sätze für die Verpflegungspauschale innerhalb einer bestimmten Spanne festlegen können, sind Sie als Unternehmer verpflichtet, den Arbeitnehmern mindestens den Betrag zu zahlen, der gemäß § 163 Absatz 1 des Arbeitsgesetzbuchs an der unteren Grenze festgelegt ist. Sie können das Essensgeld erhöhen, aber alles, was über die gesetzliche Grenze hinausgeht, muss versteuert werden und unterliegt den Abzügen der Sozial- und Krankenversicherung.

Beachten Sie die Kürzungen bei den Mahlzeiten - wenn während einer Dienstreise kostenlose Mahlzeiten angeboten werden, wird die Verpflegungspauschale um 70, 35 oder 25 % pro Mahlzeit gekürzt (abhängig von der Dauer der Reise).

Fahrtkostenzuschüsse bei Nutzung eines Privatfahrzeugs

Nutzt der Arbeitnehmer ein Firmenfahrzeug für dienstliche Zwecke, hat er keinen Anspruch auf Fahrtkostenzuschüsse. Benutzt der Arbeitnehmer sein eigenes Fahrzeug, hat er Anspruch auf Erstattung:

1/ Kraftstoffverbrauch (Benzin), den Sie auf zwei Arten bestimmen können:

• Tatsächliche Kosten - Sie erstatten dem Arbeitnehmer die Tankquittungen.
• Pauschalbetrag - Sie legen bei der Abrechnung einen festen Betrag pro Kilometer zugrunde, der vom Ministerium für Arbeit und Soziales regelmäßig aktualisiert wird, auch mehrmals im Jahr.

2/ Die Abschreibung, d.h. die Vergütung für die Abnutzung des Fahrzeugs, die in der oben genannten Verordnung festgelegt ist. Im Jahr 2024 beträgt der Grundtarif für 1 km Autofahrt 5,60 CZK.

Sonstige Ausgaben

Sie sind auch verpflichtet, den Arbeitnehmern andere Ausgaben wie Übernachtungen und Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln auf der Grundlage von Belegen oder Rechnungen zu erstatten.

Es liegt jedoch in Ihrer Verantwortung, zu bestimmen, wie und mit welchen Mitteln die Mitarbeiter befördert werden oder wo sie übernachten werden. Entscheidet sich ein Mitarbeiter für ein anderes (teureres) Verkehrsmittel als das von Ihnen genehmigte oder für ein Luxushotel, erstatten Sie ihm die Kosten nur bis zur Höhe des vorab genehmigten Betrags.

Reisen ins Ausland

Für Auslandsreisen gelten ähnliche Regeln wie für Inlandsreisen. Sie unterscheiden sich vor allem in der Höhe der Verpflegungspauschale, die für das Jahr 2024 durch das Dekret 341/2023 Slg. geregelt ist .

Darüber hinaus können Sie Ihren Mitarbeitern weitere Reisekostenvergütungen gewähren, die in internen Vorschriften oder Tarifverträgen festgelegt sind, z. B. ein Taschengeld, das bis zu 40 % des täglichen Essensgeldes betragen kann.

Machen Sie sich keine Sorgen über Geschäftsreisen

Machen Sie sich keine Gedanken darüber, ob Sie die genehmigten Formulare korrekt verwenden oder die tatsächliche Verpflegungspauschale auszahlen. Wir behalten den Überblick über die Gesetze und sonstigen Vorschriften für Sie! Konzentrieren Sie sich auf die Führung und das Wachstum Ihres Unternehmens und überlassen Sie die komplette Buchhaltung unserem Buchhaltungsteam.

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Schreiben Sie uns und wir melden uns bei Ihnen innerhalb von 24 Stunden.

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